PROCESO ADMINISTRATIVO
Qué
es Proceso Administrativo
Un proceso
administrativo es una serie o una
secuencia de actos regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas
en una empresa u organización, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad
de sus recursos humanos,
técnicos y materiales.
Etapas
del proceso administrativo
Las etapas del
proceso administrativo son conocidas con las siglas PODP de Planificación, Organización, Dirección y
Control. Estas cuatro fases son cíclicas y repetidas por cada objetivo
establecido por la empresa u organización. Generalmente, estas etapas son
divididas en dos grandes fases
:
·
Fase mecánica:
Planificación (qué hacer) y Organización (cómo hacer)
·
·
Fase dinámica:
Dirección (cómo se está haciendo) y Control (cómo se hizo).
Funciones
del proceso administrativo
Las funciones del
proceso administrativo son las mismas que las etapas del proceso
administrativo: planificación, organización, dirección y
control. Se diferencian de las etapas administrativas porque son
consideradas funciones gerenciales, por lo tanto, son aplicadas a los objetivos
generales de la empresa u organización.
Importancia
del proceso administrativo
La importancia del
proceso administrativo radica en la previsión de
los fenómenos futuros y el control de los
recursos en forma sistemática y ordenada.
Es imprescindible
que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso administrativo se
aplique de forma efectiva y simple, y en línea con los objetivos de
la empresa u organización. Para mantener la eficiencia del sistema y cumplir
con los objetivos definidos, todo proceso administrativo debe evitar caer en
redundancias de información.
PLANEACIÓN
La planeación,
también conocida como planificación o planeamiento, consiste en el proceso a
través de cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen
objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de
acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos.
Sea cual sea el
tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya
que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización,
coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los
riesgos.
Proceso de la planeación
Los pasos necesarios para realizar una
planeación o planificación, son los siguientes:
1. Análisis de la situación actual
En primer lugar debemos hacer un análisis externo, que nos permita conocer la situación
del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno, que nos permita conocer el estado o
capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades.
2. Establecer objetivos
Una vez realizado el
análisis de la situación, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que
ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.
2. Formular estrategias
Una vez que hemos establecido los objetivos,
pasamos a determinar las estrategias o
las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos.
3. Diseñar programas o planes de acción
Una vez determinadas las estrategias o las
acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de
acción, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a
alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se va a implementar o
ejecutar las estrategias o acciones formuladas.
ORGANIZACIÓN
La
organización de una empresa (organización empresarial) es una función
administrativa que comprende la organización, estructuración e integración de
las unidades orgánicas y los recursos (materiales, financieros, humanos y
tecnológicos) de una empresa, así como el establecimiento de sus atribuciones y
las relaciones entre estos.
La organización
es la segunda función administrativa después de la planeación y antes de
la dirección y el control. Esta permite una mejor asignación y un uso más
eficiente de los recursos de la empresa necesarios para llevar a cabo las
actividades y tareas necesarias a su vez para desarrollar y aplicar las
estrategias y alcanzar los objetivos establecidos en la planeación; pero además
permite una mejor coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la
empresa, y un mejor control del desempeño del personal así como de los
resultados.
DIRECCIÓN
Una empresa es una organización formada por individuos en
la que estos se coordinan entre sí para alcanzar unos objetivos.
Para que una empresa funcione, es necesario que exista la dirección.
Esta se encargará de coordinar e integrar el conjunto de factores productivos
así como a los empleados que en ella trabajen. Estos últimos son el activo
principal de una empresa, ya que, por ejemplo, si no hubiera personas
trabajando las máquinas no funcionarían, con lo cual no se produciría.
El papel principal de la tarea directiva consiste en conseguir
una actuación conjunta de los trabajadores que forman la empresa, dándoles los
objetivos a cumplir y habiendo creado previamente una estructura adecuada de
manera que ésta sea perfectamente conocida por los empleados. Además, la
dirección de la empresa debe estimular a la plantilla y formarla adecuadamente
de forma continua, de manera que los trabajadores estén preparados para
afrontar los cambios y los retos de la empresa.
1.
Alta dirección:
Corresponde
a los altos cargos de la empresa (Presidente, Director General). Son los
máximos responsables del cumplimiento de los objetivos.
2.
Dirección intermedia:
Directivos
de fábrica, centro de trabajo, o jefes de departamento. Asumen principalmente
funciones organizativas.
3.
Dirección operativa:
Encargada
de asignar tareas y supervisar a los trabajadores en el proceso productivo
(jefes de sección, división o equipo).
CONTROL
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy
ligado con la Planeación, el control es la fase a través del cual se evalúan
los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir
desviaciones y errores para mejorar continuamente.
Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
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